Termos de Uso e Política de Privacidade

Termos de Uso e Política de Privacidade — SmartDoctor

Última atualização: 4 de agosto de 2026 | Versão: 1.2

Este documento contém os Termos de Uso e a Política de Privacidade que regulam a utilização da plataforma SmartDoctor. A leitura completa é obrigatória antes do aceite.

PARTE I — TERMOS DE USO

1. Definições e Identificação das Partes

Para os fins destes Termos, considera-se:

SmartDoctor ou "Plataforma": SMART SERVICES COMPANY LTDA, sociedade empresária limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 18.608.611/0001-82, nome fantasia Smart Tecnology, com sede na Rua Aurélio Valporto, nº 90, Parte, Marechal Hermes, Rio de Janeiro/RJ, CEP 21.555-560, detentora e desenvolvedora da plataforma SmartDoctor, prestadora dos serviços de software como serviço (SaaS) descritos neste instrumento.
Cliente ou "Contratante": pessoa física ou jurídica (clínica, consultório, hospital, profissional autônomo da área da saúde) que contrata os serviços da Plataforma.
Usuário: qualquer pessoa autorizada pelo Cliente a acessar a Plataforma (gestor, médico, recepcionista, etc).
Paciente: pessoa física atendida pelo Cliente cujos dados são tratados na Plataforma.

2. Objeto

O presente instrumento regula o uso da Plataforma SmartDoctor, sistema de gestão clínica e atendimento médico fornecido na modalidade SaaS (Software as a Service), 100% em nuvem, oferecendo funcionalidades como agendamento, prontuário eletrônico, controle financeiro, gestão de estoque, telemedicina e integrações com IA, conforme plano contratado.

3. Aceitação Eletrônica

Ao clicar em "Aceitar e Confirmar", o Cliente declara que leu, compreendeu e concorda integralmente com estes Termos. O aceite é registrado eletronicamente com data, hora, IP, identificação do navegador e hash criptográfico (SHA-256) do documento aceito, constituindo prova jurídica nos termos da MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) e do art. 10 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

4. Período de Trial Gratuito

O Cliente terá acesso gratuito por 30 (trinta) dias corridos a partir do cadastro, sem necessidade de informar dados de pagamento. Ao final do período, o acesso permanece ativo apenas mediante adesão a um dos planos pagos. Não há cobrança automática, sendo a contratação sempre expressa.

5. Pagamento, Ciclo e Inadimplência

5.1. A mensalidade do plano contratado será cobrada antecipadamente, na data de adesão e nos meses subsequentes na mesma data.

5.2. Em caso de atraso superior a 5 (cinco) dias, será aplicada multa de 2% (dois por cento) sobre o valor em aberto, acrescida de juros de mora de 1% (um por cento) ao mês, calculados pro rata die, e correção pelo IPCA.

5.3. Atrasos superiores a 30 (trinta) dias ensejam suspensão do acesso, sem prejuízo da cobrança dos valores devidos. Atrasos superiores a 60 dias autorizam a rescisão automática e protesto/inscrição em órgãos de proteção ao crédito.

6. Reajuste de Mensalidade

6.1. Reajuste anual: as mensalidades serão reajustadas anualmente pelo IPCA (IBGE) ou, na sua falta, pelo IGP-M (FGV), sempre na data de aniversário do contrato.

6.2. Reajustes extraordinários: independentemente do prazo de 12 meses, a Plataforma poderá aplicar reajustes extraordinários nas seguintes hipóteses, mediante notificação prévia de 30 (trinta) dias:

Criação, majoração ou modificação de tributos (federais, estaduais ou municipais) incidentes sobre serviços de tecnologia, software ou SaaS;
Variação cambial superior a 10% (dez por cento) na taxa USD/BRL, considerando que parcela relevante dos custos operacionais (hospedagem em nuvem, licenças, APIs) é denominada em dólar americano;
Adequações regulatórias supervenientes (LGPD/ANPD, CFM, ANS, Receita Federal) que onerem a operação;
Reajustes salariais coletivos da categoria profissional dos colaboradores envolvidos na prestação do serviço.

6.3. O Cliente que discordar do reajuste poderá rescindir o contrato sem multa, mediante manifestação expressa antes da nova vigência.

6.4. Repasse de custos operacionais. Independentemente do reajuste anual, a Plataforma poderá repassar à mensalidade custos adicionais comprovadamente decorrentes de variação cambial (dólar), inflação, aumento de tributos e elevação dos custos de infraestrutura e tecnologia (hospedagem em nuvem, licenças de software, APIs e serviços de inteligência artificial) indispensáveis à operação do sistema, mediante notificação prévia de 30 (trinta) dias, facultada ao Cliente a rescisão sem multa nos termos do item 6.3.

7. Cancelamento e Rescisão

7.1. O Cliente pode cancelar o plano a qualquer momento, sem multa, mediante solicitação na Plataforma ou email para o suporte. O acesso permanece até o fim do ciclo já pago.

7.2. A SmartDoctor pode rescindir unilateralmente o contrato em caso de violação destes Termos, uso fraudulento, suspeita de atividade ilícita, inadimplência prolongada ou determinação judicial, independentemente de aviso prévio.

7.3. Após o cancelamento, o Cliente terá 60 (sessenta) dias para exportar seus dados, após os quais a Plataforma poderá excluí-los, ressalvada retenção legal obrigatória.

8. Responsabilidade pelos Dados Clínicos e Atendimento

8.1. O Cliente é o único e exclusivo responsável pela veracidade, exatidão, integridade e atualização de todas as informações inseridas na Plataforma, incluindo, mas não se limitando a:

Cadastros de pacientes, médicos e usuários;
Prontuários eletrônicos, anamneses e evoluções clínicas;
Prescrições, receitas, atestados e laudos;
Registros financeiros, estoque, faturamento e relatórios;
Comunicações enviadas a pacientes (WhatsApp, email, SMS).

8.2. O Cliente declara expressamente que possui habilitação profissional vigente nos respectivos conselhos de classe (CRM, COREN, CRO, CRP, CRN, CREFITO, etc.) e que o uso da Plataforma não substitui sua responsabilidade técnica e ética perante o paciente, conselhos e legislação aplicável.

8.3. Toda decisão clínica, diagnóstico, conduta terapêutica, prescrição ou intervenção médica é de responsabilidade exclusiva do profissional habilitado. A Plataforma é mera ferramenta de gestão e registro, não emitindo opinião médica nem substituindo o julgamento clínico.

9. Inteligência Artificial — IA Assistente

9.1. A funcionalidade de IA Assistente (Doctor IA) gera sugestões, resumos, traduções e análises baseadas em modelos de linguagem natural. Trata-se de conteúdo informativo e auxiliar, não substituindo o conhecimento técnico do profissional.

9.2. A SmartDoctor não se responsabiliza por:

Erros, omissões, imprecisões ou alucinações em conteúdo gerado por IA;
Diagnósticos equivocados ou condutas inadequadas baseadas em sugestões da IA;
Decisões clínicas que tenham sido influenciadas, no todo ou em parte, por outputs do sistema.

9.3. O Cliente reconhece que cabe a ele revisar criticamente qualquer conteúdo antes de utilizá-lo, prescrevê-lo ou registrá-lo em prontuário.

10. Conformidade Regulatória — CFM, LGPD, CDC

10.1. A Plataforma atende às disposições da Resolução CFM nº 1.821/2007 (digitalização e prontuário eletrônico), Resolução CFM nº 2.299/2021 (telemedicina) e demais normas aplicáveis.

10.2. Assinatura digital: caso o Cliente utilize a funcionalidade, declara possuir certificado digital ICP-Brasil válido (A1 ou A3). A SmartDoctor não se responsabiliza por documentos assinados com certificado vencido, revogado ou de terceiros.

10.3. O Cliente é responsável por orientar e treinar seus Usuários quanto ao uso correto da Plataforma e aos deveres de sigilo profissional.

11. Limitação de Responsabilidade

11.1. A responsabilidade total da SmartDoctor, em qualquer hipótese, fica limitada ao valor equivalente a 3 (três) mensalidades do plano contratado, considerando os 12 meses anteriores ao evento gerador.

11.2. A Plataforma é fornecida "como está" e "conforme disponível", não havendo garantia de funcionamento ininterrupto, imune a falhas, vírus ou ataques. A SmartDoctor envida melhores esforços para manter SLA conforme plano contratado.

11.3. A SmartDoctor não se responsabiliza por:

Indisponibilidade decorrente de força maior, caso fortuito, falha de provedor de internet do Cliente, falha de fornecedores terceiros (AWS, Google Cloud, APIs externas), ataques cibernéticos sofisticados ou determinações governamentais;
Lucros cessantes, danos indiretos, morais coletivos ou danos reflexos;
Conteúdo inserido pelos Usuários, incluindo informações inverídicas, ofensivas, ilícitas ou que violem direitos de terceiros;
Atos de empregados, prepostos ou terceirizados do Cliente que extrapolem suas atribuições;
Perdas decorrentes de uso de credenciais de Usuários inativos, demitidos ou compartilhadas indevidamente — o Cliente é responsável por revogar acessos.

12. Backup e Continuidade

A SmartDoctor realiza backups diários redundantes, com retenção mínima de 30 dias. Eventual restauração não garante recuperação de dados inseridos no intervalo entre o último backup e o incidente. Recomenda-se que o Cliente faça exportações periódicas para fins de auditoria e contingência.

13. Suspensão por Suspeita de Uso Indevido

A SmartDoctor pode suspender preventivamente contas com indícios de: violação dos Termos, atividade fraudulenta, uso comercial não autorizado da API, scraping, automação não documentada, excesso de uso anormal de recursos ou requisição de autoridade judicial/administrativa. A reativação depende de regularização documentada.

14. Propriedade Intelectual

14.1. Todo o software, código-fonte, design, marca, layout, logos e materiais da Plataforma pertencem à SmartDoctor ou a seus licenciadores, sendo vedada qualquer reprodução, engenharia reversa ou redistribuição sem autorização expressa.

14.2. Os dados inseridos pelo Cliente permanecem de propriedade do Cliente, que concede à SmartDoctor licença não exclusiva, gratuita e mundial para tratá-los exclusivamente para a prestação do serviço contratado.

15. Suporte Técnico

O suporte é fornecido conforme plano contratado: Doctor: WhatsApp em horário comercial; Clinic: prioritário com SLA de 4h úteis; Hospital: consultor dedicado. Não há SLA garantido para o período de trial.

16. Comunicações

Todas as comunicações oficiais (notificações, faturas, alterações contratuais) serão enviadas para o email cadastrado pelo Cliente, sendo de sua responsabilidade mantê-lo atualizado e monitorá-lo. Mensagens não lidas presumem-se entregues após 48h.

17. Alterações destes Termos

A SmartDoctor pode atualizar estes Termos a qualquer momento. Alterações materiais serão comunicadas por email e exibição em destaque na Plataforma com antecedência mínima de 30 dias. O uso continuado após a vigência da nova versão constitui aceite tácito. O Cliente que discordar pode rescindir sem multa.

18. Foro

Fica eleito o foro da Comarca do Rio de Janeiro/RJ, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para dirimir quaisquer questões oriundas deste contrato.

PARTE II — POLÍTICA DE PRIVACIDADE

19. Quem somos (papéis LGPD)

SmartDoctor é uma plataforma de gestão clínica que atua como Operadora de dados pessoais nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). O Cliente atua como Controlador dos dados pessoais de seus pacientes, médicos e usuários inseridos na Plataforma. A SmartDoctor trata os dados conforme instruções do Cliente Controlador.

20. Dados que coletamos

Dados cadastrais do Cliente e Usuários: nome, CPF/CNPJ, email, telefone, registro profissional, especialidade, endereço.
Dados de pacientes inseridos pelo Cliente: identificação, contato, prontuário, exames, prescrições, agendamentos.
Dados de uso: logs de acesso, IP, navegador, sistema operacional, ações realizadas.
Dados de pagamento: tratados por gateway PCI-DSS (Stripe). A SmartDoctor não armazena dados completos de cartão.

21. Bases legais (LGPD Art. 7º e 11)

Execução de contrato (prestação do serviço);
Cumprimento de obrigação legal/regulatória (CFM, Receita Federal);
Tutela da saúde (dados sensíveis de pacientes — Art. 11, II, "f");
Legítimo interesse (segurança, prevenção a fraudes);
Consentimento, quando aplicável.

22. Finalidades do tratamento

Prestar os serviços contratados;
Emitir cobranças, notas fiscais e relatórios financeiros;
Comunicar atualizações, alertas e suporte;
Cumprir obrigações legais (auditorias, ordens judiciais);
Aprimorar a Plataforma, mediante uso de dados agregados e anonimizados.

23. Responsabilidades do Cliente Controlador

O Cliente é responsável por:

Coletar consentimento adequado dos titulares (pacientes), quando aplicável;
Manter base legal válida para o tratamento (art. 7º e 11 da LGPD);
Atender as solicitações dos titulares (art. 18 da LGPD);
Comunicar incidentes de segurança aos titulares e à ANPD, quando obrigatório.

24. Compartilhamento

Não vendemos dados. Compartilhamos apenas com:

Sub-operadores indispensáveis (AWS/Google Cloud — hospedagem; Stripe — pagamento; provedores de email/SMS), todos com contratos de proteção de dados;
Autoridades, mediante ordem judicial ou requisição administrativa fundamentada;
Terceiros, apenas com consentimento expresso do titular ou autorização do Controlador.

25. Retenção

Dados de prontuário eletrônico são retidos pelo prazo mínimo de 20 (vinte) anos conforme Resolução CFM 1.821/2007. Demais dados pelo prazo necessário às finalidades contratadas ou prazo legal de prescrição. Após o término, dados são anonimizados ou eliminados de forma segura.

26. Seus direitos (LGPD Art. 18)

Confirmação e acesso aos dados;
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários;
Portabilidade;
Eliminação dos dados tratados com consentimento;
Informação sobre compartilhamento;
Revogação do consentimento.

Para exercer seus direitos, contate o Encarregado de Dados (DPO) pelo email cadastrado nas configurações da Plataforma. Resposta em até 15 dias.

27. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas: criptografia em trânsito (TLS 1.3) e em repouso (AES-256), controle de acesso por papéis, registro de auditoria, autenticação multifator opcional, backups redundantes diários, monitoramento contínuo, testes de intrusão periódicos. Em caso de incidente sob esfera da Plataforma, comunicaremos o Controlador em até 48h.

28. Cookies e tecnologias de medição

28.1. Cookies essenciais: autenticação, segurança e preferências de exibição. São indispensáveis ao funcionamento da Plataforma e não podem ser desativados sem inviabilizar o acesso.

28.2. Cookies de medição e publicidade de terceiros: utilizamos o Google Tag Manager e o Meta Pixel (Meta Platforms — Facebook e Instagram). Essas tecnologias registram o acesso às páginas, incluindo a URL visitada, o endereço IP e informações do navegador, e gravam cookies de terceiros utilizados para medição de audiência e para exibição de anúncios direcionados (remarketing) nas plataformas da Meta e do Google. O tratamento se fundamenta no legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD).

28.3. Essas ferramentas não têm acesso ao conteúdo de prontuários, prescrições, resultados de exames ou quaisquer dados clínicos de pacientes, que trafegam exclusivamente entre o navegador do Usuário e os servidores da Plataforma.

28.4. O titular pode se opor a esses cookies bloqueando-os nas configurações do seu navegador, ou ajustando as preferências de anúncios diretamente na Meta (facebook.com/adpreferences) e no Google (adssettings.google.com).

29. Transferência internacional

Provedores de nuvem podem hospedar dados em servidores fora do Brasil. As transferências respeitam as cláusulas-padrão da ANPD e os requisitos do art. 33 da LGPD.

30. Incidentes

Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais, comunicaremos o Controlador e, quando aplicável, a ANPD e os titulares afetados, em prazo razoável conforme art. 48 da LGPD.

31. Alterações da Política

Esta Política pode ser atualizada. Alterações materiais serão notificadas com antecedência mínima de 30 dias.

32. Contato

Encarregado de Dados (DPO): conforme email cadastrado nas configurações do sistema. Telefone de suporte: conforme cadastro da Plataforma.